Archivumzug
Archivumzug in Köln und Düsseldorf – die Ordnung zieht mit um
Ein Archiv ist nur so gut wie sein Ordnungssystem. Auf Wunsch verpacken wir Akten in der bestehenden Reihenfolge, beschriften jeden Behälter mit seinem Zielregal und bauen nach Absprache auch die Regale am neuen Standort wieder auf. So finden Sie jede Akte dort, wo sie hingehört.
- Reihenfolge der Akten bleibt erhalten
- Regalabbau und -aufbau nach Absprache
- Vertrauliche Bestände nach klarer Abstimmung
Ordnung bleibt erhaltenJeder Behälter ist seinem Zielregal zugeordnet.
Leistungsumfang
Leistungen für Ihren Archivumzug
Unternehmensarchiv, Kanzleiablage oder Behördenbestand: Wir stimmen den Umfang auf Ihre Bestände und Ihr Ordnungssystem ab und halten ihn im Festpreis-Angebot fest.
Im Archivumzug enthalten
- Besichtigung von Archiv, Regalen und Transportwegen
- Erfassung des Bestands in laufenden Metern
- Beschriftungssystem vom Altregal zum Zielregal
- Feste Reihenfolge beim Verpacken, ob durch uns oder Ihr Team
- Transport in Archivkartons oder auf Rollwagen nach Absprache
- Übergabe oder Einräumen am Zielort nach Plan
Auf Wunsch zusätzlich
- Abbau und Aufbau von Fachboden- und Archivregalen
- Verschlossene Behälter für vertrauliche Unterlagen
- Umzug in Abschnitten, damit wichtige Bestände erreichbar bleiben
- Termine abends oder samstags nach Absprache
- Entsorgung leerer Regale und alter Schränke
- Halteverbotszone an beiden Standorten
Ablauf
Vom alten Regal ins neue – Schritt für Schritt
Bestand erfassen
Wir sehen uns Archiv und Regale an, messen den Bestand und klären die Zugänge an beiden Standorten.
Zielplan festlegen
Gemeinsam bestimmen wir, welches Regal am neuen Standort welchen Bestand aufnimmt.
Beschriften und verpacken
Jeder Behälter erhält eine Nummer mit Herkunft und Ziel. Verpackt wird Regal für Regal, Fach für Fach.
Transportieren und einräumen
Nach Absprache bauen wir die Regale auf, räumen die Behälter in der vereinbarten Reihenfolge ein und gleichen sie mit der Liste ab.
Ordnungssystem
So bleibt Ihr Ordnungssystem erhalten
Beim Archivumzug ist nicht der Transport die eigentliche Aufgabe, sondern die Reihenfolge. Ein einziger vertauschter Karton kann später stundenlange Suche bedeuten. Deshalb arbeiten wir mit einem einfachen, durchgehenden System, das auch Ihre Mitarbeitenden sofort verstehen.
Ziehen nur Teile Ihres Unternehmens um, lässt sich der Archivumzug mit einem Büroumzug oder Firmenumzug kombinieren.
Nummer statt Beschreibung
Jeder Behälter trägt eine fortlaufende Nummer, das Herkunftsregal und das Zielregal.
Regal für Regal
Wir packen ein Regal vollständig, bevor das nächste beginnt. So entstehen keine Mischkartons.
Ladefolge nach Plan
Behälter werden so verladen, dass sie am Ziel in der richtigen Reihenfolge eingeräumt werden können.
Zielregale vorab vermessen
Wir prüfen, ob der Bestand in die neuen Regale passt, bevor der erste Karton gepackt ist.
Vertrauliche Unterlagen
Sensible Bestände sorgfältig bewegen
Personalakten, Verträge, Patienten- oder Steuerunterlagen gehören nicht in offene Kartons. Vertrauliche Bestände packen wir auf Wunsch in verschlossene Behälter, die bis zum Einräumen geschlossen bleiben. Wer Behälter übergibt und annimmt, legen Sie vorher fest.
Welche Vorgaben für Ihre Unterlagen gelten, bestimmen Sie oder Ihr Datenschutzbeauftragter. Wir stimmen den Ablauf vorab mit Ihnen ab und setzen ihn am Umzugstag so um. Akten, die ausgesondert werden sollen, nehmen wir nicht ungefragt mit. Wie ausgesonderte Akten datenschutzgerecht vernichtet werden, klären wir vorab gemeinsam mit Ihnen.
- Verschlossene Behälter für vertrauliche Akten auf Wunsch
- Übergabe nur an Personen, die Sie benennen
- Abgleich mit der Behälterliste beim Einräumen
Preise
Was kostet ein Archivumzug?
Der Preis richtet sich nach dem Bestand und dem Aufwand rund um die Regale. Nach der kostenlosen Besichtigung erhalten Sie ein Festpreis-Angebot. Die wichtigsten Faktoren:
- Menge der Akten in laufenden Metern
- Abbau und Aufbau der Regale
- Verpacken und Beschriften durch uns oder durch Ihr Team
- Etagen, Aufzüge und Wege zur Ladezone
- Zeitfenster und Zahl der Abschnitte
Bestand kostenlos aufnehmen
Wir messen Ihren Bestand vor Ort und schlagen ein Beschriftungssystem vor. Das Angebot ist für Sie unverbindlich.
Gut zu wissen
Vor dem Archivumzug: aussortieren, messen, planen
Ein Archivumzug ist eine gute Gelegenheit, den Bestand zu verkleinern. Was nicht mehr aufbewahrt werden muss, braucht keinen Platz im neuen Regal – und muss auch nicht transportiert werden.
Wichtig ist außerdem ein ehrlicher Blick auf die Regalmeter: Passt der Bestand nicht ins neue Archiv, sollte das vor dem Umzug feststehen und nicht erst beim Einräumen.
- Aufbewahrungsfristen prüfen und Aussonderung vor dem Umzug erledigen
- Regalmeter am alten und am neuen Standort vergleichen
- Bei fahrbaren Regalanlagen klären, ob der Hersteller Abbau und Aufbau übernehmen muss
- Festlegen, welche Akten während des Umzugs erreichbar bleiben müssen
- Ansprechperson für Rückfragen zum Ordnungssystem benennen
- Ladezone oder Halteverbotszone an beiden Standorten klären
Häufige Fragen
Fragen zum Archivumzug
Ihr Archiv hat Besonderheiten? Beschreiben Sie sie uns, wir finden eine passende Lösung.
Wie bleibt die Reihenfolge der Akten erhalten?
Über die Nummerierung: Jeder Behälter trägt Herkunfts- und Zielregal sowie eine laufende Nummer. Eingeräumt wird in derselben Reihenfolge, in der verpackt wurde.
Bauen Sie Archivregale ab und wieder auf?
Ja, nach Absprache. Fachbodenregale, Aktenschränke und Standregale bauen wir ab und am Zielort wieder auf. Fahrbare Regalanlagen sehen wir uns bei der Besichtigung an; je nach System muss der Hersteller eingebunden werden.
Können wir während des Umzugs auf Akten zugreifen?
Teilweise. Bestände, die Sie laufend brauchen, können als Letztes aus- und als Erstes wieder einziehen. Größere Archive planen wir in Abschnitten.
Wie gehen Sie mit vertraulichen Unterlagen um?
Vertrauliche Bestände transportieren wir auf Wunsch in verschlossenen Behältern und übergeben sie nur an die Personen, die Sie benennen. Weitere Vorgaben stimmen wir vorab mit Ihnen ab.
Vernichten Sie auch alte Akten?
Nur nach gesonderter Absprache und mit Ihrer eindeutigen Freigabe. Wie die datenschutzgerechte Vernichtung organisiert wird, klären wir bei der Besichtigung. Leere Regale, alte Schränke und Verpackungsmaterial entsorgen wir auf Wunsch.
Ziehen Sie Archive auch in andere Städte um?
Ja. Wir sind in Köln, Düsseldorf und ganz Nordrhein-Westfalen im Einsatz, etwa in Bonn, Essen oder Dortmund. Umzüge in andere Regionen Deutschlands planen wir auf Anfrage als Fernumzug.
Weitere Leistungen
Passend zum Archivumzug
Privatumzug
Wohnung oder Haus: Planung, Verpackung, Transport und Aufbau aus einer Hand.
ab ca. 590 €
Seniorenumzug
Einfühlsame Begleitung, auch beim Umzug ins betreute Wohnen oder Pflegeheim.
Fernumzug
Von Köln und Düsseldorf in ganz Deutschland, mit festem Termin.
ab ca. 1.200 €
Firmenumzug
Planbarer Standortwechsel mit möglichst kurzer Ausfallzeit.
ab ca. 750 €
Archivumzug planen
Beschreiben Sie uns kurz Ihren Bestand und die beiden Standorte. Nach der kostenlosen Besichtigung erhalten Sie ein Festpreis-Angebot mit Beschriftungs- und Ablaufplan.