Behördenumzug
Behördenumzug in Köln und Düsseldorf – planbar für öffentliche Einrichtungen
Ämter, Verwaltungen und andere öffentliche Einrichtungen haben eigene Anforderungen: interne Abstimmungen, Datenschutz, Publikumsverkehr. Wir erfassen den Umfang beim Ortstermin, legen den Umgang mit Akten gemeinsam mit Ihnen fest und ziehen auf Wunsch Abteilung für Abteilung um.
- Kostenloser Ortstermin an beiden Standorten
- Umgang mit Akten nach Absprache
- Umzug in Abschnitten, abgestimmt mit Ihrer Verwaltung
Erst ansehen, dann kalkulierenNach dem Ortstermin erhalten Sie ein schriftliches Angebot.
Leistungsumfang
Leistungen beim Behördenumzug
Der Umfang richtet sich nach Ihrer Anfrage und dem Ergebnis des Ortstermins. Im Angebot halten wir fest, welche Leistungen vereinbart sind und in welchen Abschnitten der Umzug abläuft.
Im Behördenumzug enthalten
- Ortstermin an beiden Standorten
- Schriftliches Festpreis-Angebot
- Umzugsplan nach Abteilungen, Etagen und Räumen
- Transport von Akten und Unterlagen nach abgestimmtem Ablauf
- Einsatz geeigneter Schutzmaterialien und Transporthilfen
- Aufstellen nach Raumbuch am neuen Standort
Auf Wunsch zusätzlich
- Ab- und Aufbau von Büromöbeln, Schränken und Regalen
- Transport von IT-Geräten in Abstimmung mit Ihrer IT
- Halteverbotszone an Start- und Zieladresse
- Umzug außerhalb der Öffnungszeiten nach Absprache
- Archivumzug mit Erhalt der Ablageordnung
- Entsorgung ausgesonderter Möbel
Ablauf
Von der Anfrage bis zur Übergabe
Unterlagen sichten
Wir prüfen Ihre Anfrage und vorhandene Unterlagen und klären offene Punkte früh mit der zuständigen Stelle.
Standorte begehen
Beim Ortstermin erfassen wir Räume, Aktenbestand, Zugänge, Aufzüge und Ladezonen an beiden Gebäuden.
Angebot und Umzugsplan
Sie erhalten ein schriftliches Angebot und einen Ablaufplan, der den Umzug in Abschnitte gliedert.
Umzug in Abschnitten
Wir ziehen Abteilung für Abteilung um, stellen nach Raumbuch auf und übergeben die Aktenbehälter an die benannten Personen.
Datenschutz beim Transport
Vertrauliche Unterlagen sorgfältig transportieren
Personalakten, Bescheide, Daten von Bürgerinnen und Bürgern: In Behörden ziehen Unterlagen um, die nicht in falsche Hände gehören. Deshalb legen wir vorab gemeinsam fest, wie Akten verpackt und transportiert werden – auf Wunsch in verschlossenen Behältern, die erst am Zielort von Ihren Mitarbeitenden wieder geöffnet werden. Der Weg vom Schrank bis ins neue Büro ist vorher festgelegt.
Welche Regeln für Ihre Unterlagen gelten, bestimmen Sie. Nach Absprache stimmen wir mit Ihrer Umzugskoordination oder Ihrem Datenschutzbeauftragten ab, wer Behälter übergibt und annimmt, wie Fahrzeuge während des Ladens beaufsichtigt werden und wie die Übergabe dokumentiert wird.
- Verschlossene Behälter für Akten und vertrauliche Unterlagen nach Absprache
- Feste Übergabepunkte und benannte Ansprechpersonen
- Übergabeliste je Abteilung auf Wunsch
Angebot
Anfrage, Unterlagen, Angebot
Ansprechpartner für uns ist die Stelle, die Ihren Umzug koordiniert – etwa Hausverwaltung, Umzugskoordination oder Fachabteilung. Je genauer Ihre Anfrage den Umfang beschreibt, desto schneller können wir einen Ortstermin vorschlagen und ein belastbares Angebot erstellen.
Nach dem Ortstermin erhalten Sie ein schriftliches Festpreis-Angebot mit klar beschriebenen Leistungen. Für reine Verwaltungsbüros ohne besondere Anforderungen ist auch unser Büroumzug eine Option.
Ein Hinweis zur Zeitplanung: Lassen Sie zwischen Beauftragung und Umzugstermin genug Luft für Ortstermin, Raumbuch und Halteverbotszonen. In Köln etwa sollte die Halteverbotszone nach Möglichkeit mindestens drei Wochen vor dem Umzugstag beantragt werden, in Düsseldorf in der Regel 14 Tage vorher (laut den Städten, Stand Oktober 2026).
Öffentliche Einrichtungen
Ämter, Verwaltungen, Kammern sowie Bildungs- und Kultureinrichtungen.
Klares Angebot
Nach dem Ortstermin ein schriftliches Festpreis-Angebot mit klar beschriebenen Leistungen.
Zeitfenster nach Vorgabe
Umzug außerhalb der Öffnungszeiten oder in mehreren Abschnitten nach Absprache.
Akten und Archiv
Laufende Akten und Archivbestände ziehen geordnet um – wie sie verpackt werden, legen wir gemeinsam fest.
Preise
Wie sich der Preis zusammensetzt
Den Preis für einen Behördenumzug nennen wir nach dem Ortstermin. Die Kalkulation richtet sich nach Ihrer Anfrage und dem Ergebnis der Besichtigung. Wichtig sind vor allem:
- Zahl der Arbeitsplätze und Räume
- Menge der Akten in laufenden Metern
- Demontage und Montage von Möbeln und Regalen
- Zugänge, Aufzüge und Entfernung zur Ladezone
- Zeitfenster außerhalb der Dienstzeiten und Zahl der Abschnitte
Ortstermin vereinbaren
Wir sehen uns beide Standorte kostenlos an. Danach erhalten Sie ein schriftliches Angebot mit klar beschriebenen Leistungen.
Gut zu wissen
Was Sie vor dem Behördenumzug intern klären sollten
Ein Behördenumzug berührt viele Zuständigkeiten: Hausverwaltung, IT, Datenschutz, Personalrat, Bürgerservice. Je früher diese Stellen eingebunden sind, desto verlässlicher lässt sich der Umzug planen.
Ein Raumbuch, in dem jede Stelle ihrem neuen Raum zugeordnet ist, ist dabei das wichtigste Werkzeug – für Sie und für uns. Informieren Sie außerdem die Beschäftigten früh: Wer packt was, bis wann, und wer ist am Umzugstag auf jeder Etage ansprechbar?
- Eine Umzugskoordination benennen, die Entscheidungen treffen kann
- Datenschutzbeauftragte und Personalvertretung früh einbinden
- Raumbuch erstellen: welche Stelle zieht in welchen Raum
- Aktenbestand vorab sichten und Aussonderung nach den geltenden Aufbewahrungsregeln erledigen
- Bürgerinnen und Bürger über Schließtage und neue Adresse informieren
- IT, Telefonie und Schließanlage am neuen Standort rechtzeitig vorbereiten
Häufige Fragen
Fragen zum Behördenumzug
Sie planen einen Standortwechsel oder haben Fragen zum Ablauf? Wir sind für Sie erreichbar.
Welche Unterlagen benötigen Sie für ein Angebot?
Am besten eine Beschreibung mit Standorten, Zahl der Arbeitsplätze und gewünschtem Zeitraum. Liegen ein Raumbuch oder Grundrisse der neuen Räume vor, senden Sie diese gern mit. Wir prüfen den Umfang und besichtigen nach Möglichkeit vorab.
Wie schützen Sie vertrauliche Unterlagen beim Transport?
Wie Akten verpackt und transportiert werden, legen wir vorab mit Ihnen fest – auf Wunsch in verschlossenen Behältern. Übergabe und Annahme übernehmen die Personen, die Sie benennen. Weitere Vorgaben Ihres Datenschutzbeauftragten setzen wir nach Absprache um.
Kann der Bürgerservice während des Umzugs weiterarbeiten?
Genau darauf zielt die Planung in Abschnitten: Bereiche mit Publikumsverkehr können nach Absprache außerhalb der Öffnungszeiten oder als letzte Etappe umziehen, damit sie möglichst kurz geschlossen sind. Die Reihenfolge legen Sie mit uns im Ablaufplan fest.
Ist ein Umzug außerhalb der Dienstzeiten möglich?
Ja, nach Absprache: Umzüge sind auch abends und samstags möglich, je nach Verfügbarkeit auch an Brückentagen. Den Zeitrahmen halten wir im Ablaufplan fest.
Übernehmen Sie auch das Archiv?
Ja. Archivbestände ziehen geordnet um; Regalabbau und -aufbau übernehmen wir nach Absprache. Mehr dazu beim Archivumzug.
Wie sind Möbel und Ausstattung abgesichert?
Unsere Leistungen sind versichert, vom Transport bis zur Montage. Die Einzelheiten halten wir im Angebot fest. Wir haften nach den gesetzlichen Regelungen für Umzüge (§ 451e HGB). Bei besonders wertvollen Gegenständen sprechen Sie uns vorab an – dann klären wir gemeinsam den passenden Schutz.
Weitere Leistungen
Ergänzend zum Behördenumzug
Privatumzug
Wohnung oder Haus: Planung, Verpackung, Transport und Aufbau aus einer Hand.
ab ca. 590 €
Seniorenumzug
Einfühlsame Begleitung, auch beim Umzug ins betreute Wohnen oder Pflegeheim.
Fernumzug
Von Köln und Düsseldorf in ganz Deutschland, mit festem Termin.
ab ca. 1.200 €
Firmenumzug
Planbarer Standortwechsel mit möglichst kurzer Ausfallzeit.
ab ca. 750 €
Behördenumzug anfragen
Beschreiben Sie uns den Umfang oder senden Sie vorhandene Unterlagen. Wir vereinbaren einen kostenlosen Ortstermin und erstellen Ihr Angebot.